Begrijp je dit: het moment waarop een vrouw zich bevrijdt of wordt bevrijd van het product der conceptie? Nee, toch? Noem het gewoon ‘bevalling’, dat is meteen duidelijker. Het is een bijna lachwekkend voorbeeld van moeilijke taal in brieven en formulieren.
Amal vzw, het Agentschap voor Integratie en Inburgering in Gent, ziet dagelijks hoe mensen brieven met belangrijke informatie over financiële zaken of rechten niet begrijpen. ‘Sommige brieven komen dreigend over. Lezers vragen zich af: moet ik betalen? Krijg ik geld? Ze weten niet wat ze moeten doen. En dat is jammer, want kleine vergissingen kunnen grote gevolgen hebben’, zegt medewerker Goedele Bergen.
Over het belang van heldere communicatie bestaat geen twijfel. ‘Een duidelijke brief zorgt voor minder stress bij de lezer. Als je een brief beter begrijpt, heb je ook meer vertrouwen in de afzender en de inhoud van de brief’, weet Goedele.
Tips voor duidelijkere brieven
Amal biedt een schrijftraject op maat aan voor Gentse organisaties. Tijdens dit traject krijgen deelnemers een vorming over helder schrijven, herwerken ze in kleine groepen documenten en leggen ze die voor aan ervaringsdeskundigen, zoals anderstaligen die Nederlands leren.
In een proefproject kregen organisaties zoals CM, IVAGO, Car Impuls en maatwerkbedrijf Ateljee een intensieve schrijfbegeleiding. De belangrijkste tips? Schrijf vanuit je lezer: wat wil of moet die weten? Gebruik korte, actieve zinnen, kies makkelijke woorden, schrijf concreet en schrap overbodige woorden.
Testen bij doelpubliek
CM doet al langer inspanningen om de communicatie met haar leden te verbeteren. De samenwerking met Amal gaf extra verdieping. Bram Dehouck, redacteur bij CM, vertelt: ‘Dankzij de opleiding van Amal hebben we extra oog voor lezers die moeite hebben met Nederlands. Het is ook waardevol om een brief eens te testen bij het doelpubliek. Is de uitleg duidelijk? Weet je na het lezen van de brief wat je moet doen of wat er zal gebeuren? Uit die feedback halen we altijd verbeterpunten.’
De brief over de verhoogde tegemoetkoming was een van de complexere waar CM aan werkte. ‘De brief onderging een metamorfose: een logische structuur, het belangrijkste nieuws bovenaan, tussentitels, een duidelijke uitleg zonder vakjargon en bovenal: wat verwachten we dat de lezer doet? Dat zeggen we duidelijk’, vertelt Bram.
'Dankzij een voorbeeld weet ik wat 'verhoogde tegemoetkoming' betekent'
Lamis, een Syriër die vorig jaar naar Gent verhuisde
Testen bij anderstaligen
De originele en herwerkte brieven werden voorgelegd aan anderstaligen die Nederlands leren, zowel beginners als gevorderden. Woorden zoals ‘consulent’, ‘gezondheidszorgen’, ‘gezinssituatie’ bleken moeilijk, net als de uitdrukkingen ‘rekening houden met’ en ‘een beroep doen op’.
Lamis, die vorig jaar vanuit Syrië naar Gent verhuisde, vertelt: ‘De originele brief was te moeilijk voor mij. In de nieuwe brief begrijp ik dankzij een voorbeeld wat de verhoogde tegemoetkoming betekent en wat ik moet doen: CM contacteren.’
Leesgroepen als sleutel tot succes
CM gaat verder dan het traject met Amal. Bram legt uit: ‘Onze netwerkcoördinatoren hebben veel contacten met organisaties die werken rond integratie en kansarmoede. Dankzij hen kunnen we brieven voorleggen aan leesgroepen in steden als Gent, Antwerpen en Roeselare. Met die feedback komen we tot de beste versie. Het is voor elke organisatie de moeite waard om brieven grondig te herwerken want het zorgt voor minder misverstanden en een vlottere werking’, besluit Bram.
Zeg ja tegen heldere communicatie
Tekst Elien Steen
